議事録の保存期間はいつまで？会議別の考え方と一覧表

「議事録っていつまで保管すればいいの？」——会議の種類ごとにルールが違い、録音データまで含めると判断に迷いがちです。

結論から言うと、議事録の保存期間は「会議の種類」で大きく変わります。取締役会や株主総会など会社法・法令が関わるものは長め（一般に10年前後が目安とされます）、一般の社内会議は業務上の必要性に応じて自社で決めるのが基本です。まずは会議を「法令が関わるもの」「契約・証跡として重要なもの」「社内共有だけのもの」の3階層に分け、それぞれに保存年数を割り当てて社内ルール化するのが近道です。

注意：本記事は一般的な考え方の整理であり、具体的な保存年数や法的義務は業種・規模・適用法令によって異なります。最終的な保存期間は自社の顧問弁護士・税理士や管理部門に必ず確認してください。

議事録の保存期間とは

「保存期間」とは、作成した議事録（および関連する録音・文字起こしデータ）を破棄せずに保管しておく期間のことです。ポイントは、期間の根拠が2種類あることです。

• 法令・制度に基づく期間：取締役会・株主総会など、法律で書類の備置きが求められる会議。期間の目安が制度側で示されています。
• 自社の業務判断に基づく期間：一般会議・プロジェクト定例など、法的義務は薄いが「後で見返す」「言った言わないを防ぐ」ために自社で決める期間。

この2つを混同すると、「全部10年残す（過剰保管でストレージと情報漏えいリスクが増える）」か「全部すぐ消す（必要なときに証跡がない）」の両極端に振れがちです。会議を階層で仕分けるのが第一歩です。

なぜ会議ごとに考え方を分けるのか

すべての会議を同じ年数で管理すると、無駄と抜け漏れが同時に発生します。分けて考える理由は主に3つです。

• 法的要請の強さが違う：会社法や税務が関わる書類は「一定期間の備置き」が想定されます。ここを短くすると制度上の問題になり得ます。
• 証跡としての重要度が違う：意思決定や契約に関わる会議は、後日の確認・監査・トラブル対応で参照される可能性が高く、長めに残す価値があります。
• 個人情報・機密の濃度が違う：録音や1on1など個人が特定できる情報を含むものは、長期保管がそのままリスクになります。むしろ短めに設定する判断もあります。

会議別・保存期間の考え方 一覧表

以下は一般的に語られる目安の整理です。実際の年数は適用法令・自社規程で確定させてください。

録音・音声データはどう扱うべきか

意外と抜けやすいのが「録音そのもの」の扱いです。文字化された議事録と、録音・文字起こしデータは分けて保存期間を決めるのがおすすめです。

• 議事録（確定テキスト）：会議の正式記録。上表の階層に沿って保存。
• 録音・文字起こし（素データ）：議事録作成のための中間素材。確定議事録ができたら早めに削除する運用も有効です。長く残すほど、声という個人情報を抱え込むことになります。

録音を残す場合でも、参加者への事前告知や同意の考え方を整理しておくと安心です。録音の同意については関連記事もあわせてご確認ください。

保存ルールを社内で決める5ステップ

ステップ1：会議を3階層に仕分ける

まず自社の会議を「法令が関わる／証跡として重要／社内共有だけ」の3つに棚卸しします。会議名の一覧を作り、それぞれに階層タグを付けるところから始めます。

ステップ2：階層ごとに保存年数の初期値を置く

上の一覧表を下敷きに、「法令＝専門家確認のうえ長期」「証跡＝5年」「社内共有＝1年」のように仮の初期値を設定します。まずは決めて動かすことが大事です。

ステップ3：録音データの扱いを分けて決める

録音・文字起こしを「残すか／残すなら何日で消すか」を議事録本体と別に定義します。個人情報を含むため、原則は短めが無難です。

ステップ4：保管場所とアクセス権を決める

「誰が見られるか」を階層ごとに設定します。取締役会・人事関連は閲覧者を限定し、一般会議は関係者に広めに、といった具合です。

ステップ5：削除の担当と時期を決める（自動化）

期間が過ぎたら誰がいつ消すのかを明文化します。人手だと消し忘れが起きるため、保存期限が来たら自動削除される仕組みを使うと運用が安定します。

ケースで見る運用イメージ

ケースA：中小企業の管理部門
取締役会は専門家確認のうえ長期保管、契約に関わる商談メモは5年、社内の情報共有会議は1年で自動削除に設定。録音は確定議事録作成後30日で削除する運用にし、ストレージと漏えいリスクを両方圧縮できました。

ケースB：録音を多用する営業チーム
商談録音は貴重だが個人情報でもあるため、「文字起こし＋要約を残し、音声本体は短期で削除」に統一。要点は残しつつ、声データを抱え込まない設計にしました。

ツールで運用を軽くする

保存ルールは「決める」より「守り続ける」ほうが難しいものです。録音から文字起こし・要約までを自動化し、保存期限が来たら自動で削除される仕組みを備えたツールを使うと、担当者の消し忘れや属人化を防げます。音声品質もスタンダードからプレミアムまで用途に合わせて選べると、議事録の読みやすさと運用のしやすさを両立できます。

ボイスクリエイターズでは、録音→文字起こし→話者分離→要約までを自動化し、音声データの保持期間や自動削除の設定にも配慮した運用が可能です。まずは無料枠で、自社の会議に合う運用を試してみてください。

まとめ

• 保存期間は「会議の種類」で変わる。まず3階層に仕分ける。
• 取締役会・株主総会など法令が関わるものは長期が想定される（年数は専門家確認が前提）。
• 一般会議は自社の業務判断で短めに設定してよい。
• 録音・文字起こしは議事録本体と分け、確定後は早めの削除も検討。
• 期限到来時の自動削除を設定し、消し忘れと過剰保管を防ぐ。

「残す期間」と「消す仕組み」をセットで決めることが、安全でムダのない議事録運用の第一歩です。

よくある質問

取締役会議事録は何年保存すればいいですか？

一般には長期保管が想定され、10年前後が目安として語られることが多いです。ただしこれは一般的な考え方であり、適用法令や会社の状況で異なります。断定はできないため、正式な年数は顧問弁護士や管理部門に確認したうえで社内規程に落とし込むのが安全です。

録音データも議事録と同じだけ残すべきですか？

必ずしも同じ期間にする必要はありません。確定した議事録（テキスト）は正式記録として規程どおり保管し、録音や文字起こしは作成のための中間素材と位置づけて、確定後は早めに削除する運用も有効です。録音は声という個人情報を含むため、長く残すほどリスクも増えます。

保存期間は誰が決めるのですか？

法令が関わる書類は制度側の要請が前提になりますが、一般会議は自社の管理部門が業務上の必要性から決めます。実務では、総務・法務・情報管理の担当が中心となり、会議を階層で仕分けたうえで階層ごとに年数を設定し、経営層の承認を得て規程化する流れが一般的です。