取締役会議事録の作り方と要件｜記載項目・押印・電子化

「取締役会の議事録、毎回どこまで書けばいいのか分からない」——初めて作成を任されると、記載項目・署名や押印・保存方法で手が止まりがちです。

結論から言うと、取締役会議事録は「日時・場所・出席者・議事の経過と結果・反対者の氏名」などの基本項目をもれなく記録し、出席取締役・監査役の署名または記名押印を残し、原則として一定期間の保存が求められる文書です。近年は電子署名による電子化も広がっていますが、細かな運用は会社の状況によって異なるため、最終的な様式・保存要件は自社の法務担当や専門家に確認してください。本記事では、作成の全体像と、録音から下書きまでの負担を減らす進め方を初心者向けに整理します。

取締役会議事録とは

取締役会議事録とは、取締役会で「何を審議し、どう決めたか」を記録として残す会社の公式文書です。役員の意思決定の証跡となり、後日の確認や、金融機関・登記手続き・監査などの場面で参照されることがあります。

ポイントは、単なる会議メモではなく「議事の経過の要領と結果」を客観的に残す点です。誰が賛成・反対したか、決議事項が可決されたか、といった事実を、後から読んだ人が再現できるレベルで書くことが求められます。

記載項目｜一般的なチェックリスト

取締役会議事録に一般的に含めるとされる項目は次のとおりです。会社の定款や運用ルールで追加項目が定められている場合もあるため、自社の様式と照らし合わせて確認してください。

署名・押印と電子化の考え方

従来は紙に出力し、出席した取締役・監査役が署名または記名押印する運用が一般的でした。近年はペーパーレス化の流れを受けて、電子署名を用いた電子データでの作成・保存を採用する会社が増えています。

紙と電子の比較

電子署名の具体的な様式や有効性の判断は、サービスや状況によって異なります。導入前に自社の法務担当・専門家に確認し、社内規程に落とし込むことをおすすめします。電子保存の実務は関連記事もあわせてご覧ください。

実践｜録音から議事録を作る5ステップ

作成負荷が高いのは、実は「文字にする」工程です。会議中の発言を後から思い出しながら書き起こすと、時間がかかり、記載漏れも起きやすくなります。そこで録音→文字起こし→要約を軸にすると、下書きまでの時間を大きく短縮できます。

ステップ1：会議を録音する（事前告知つき）

審議の内容を正確に残すため、会議を録音します。録音する場合は、開始時に出席者へ一言告知しておくと安心です。録音の同意や配慮については、関連記事「会議録音の同意」の考え方も参考にしてください。

ステップ2：録音を文字起こしする

録音データを文字起こしにかけ、発言をテキスト化します。話者を分けて記録できると、「誰が発言・賛成・反対したか」を後から整理しやすくなります。専門用語や社名などの固有名詞は変換ミスが起きやすいため、後述のチェックで補正します。

ステップ3：要約で議事録ドラフトに整える

文字起こし全文をそのまま議事録にはしません。議案ごとに「経過の要領」と「決議の結果」を数行に要約し、前章のチェックリストの枠に流し込みます。要約を使うと、長い発言のやり取りを読みやすい議事録の体裁に落とし込みやすくなります。

ステップ4：記載項目を照合する

下の最終チェックリストで、抜けがないか確認します。特に「反対者の氏名」「決議の結果」「出席者」は漏れやすいので重点的に見ます。

ステップ5：署名を得て保存する

内容を確定したら、出席役員の署名または記名押印（電子署名を含む）を得て、社内ルールに沿って保存します。保存期間や保存場所の考え方は関連記事「議事録の保存期間」を参照してください。

ケース別の注意点

オンライン開催の場合：出席方式（Web会議など）を明記し、通信状況で審議に支障がなかったか等を必要に応じて残します。録音を活用すると発言記録の精度を保ちやすくなります。

持ち回り決議（書面決議）の場合：会議を開かずに決議する運用では、記載方法が通常の議事録と異なります。要件を満たすか、自社の規程・専門家に確認してください。

固有名詞・数値が多い議案の場合：取引先名・金額・日付などは誤記が重大な誤解につながります。文字起こし後に読み合わせで補正し、原本の数値と突き合わせましょう。数値や記号の読み取り精度は、音声・文字化の設定で改善できる場合があります。

まとめ

取締役会議事録は、基本項目のもれない記載・出席役員の署名または記名押印・適切な保存が土台です。電子署名による電子化は回付や保管の手間を減らせますが、要件は自社で最終確認しましょう。

作成負荷の大部分は「文字にする」工程にあります。録音→文字起こし→要約を取り入れれば、下書きの土台づくりを短縮し、記載漏れのチェックや内容の精査に時間を使えます。まずは次の会議を録音し、テキスト化から始めてみてください。

よくある質問

議事録に必須の記載項目は？

一般的には、開催日時・場所、出席者と欠席者、議長、議案（議題）、議事の経過の要領、決議の結果、反対した取締役の氏名、そして署名または記名押印が挙げられます。会社の定款や運用ルールで追加項目が定められている場合もあるため、自社の様式もあわせて確認してください。

押印は電子でよい？

近年は電子署名を用いた電子化を採用する会社が増えています。誰がいつ署名したかの記録が残り、保存中の改ざん防止やアクセス管理ができることなどが確認のポイントです。採用する電子署名の要件が自社の運用・規程と整合しているか、紙の原本が必要になる場面がないかを含め、専門家に最終確認することをおすすめします。

作成の手間を減らすには？

会議を録音し、文字起こしでテキスト化してから、議案ごとに経過と結果を要約して議事録の体裁に整える進め方が有効です。話者を分けて記録できると賛成・反対の整理がしやすく、固有名詞や数値は後から補正します。下書きの土台づくりを短縮でき、記載漏れのチェックに時間を使えます。

取締役会議事録と株主総会議事録は同じ書式でよい？

目的や記載の重点が異なるため、同一の書式をそのまま流用するのは避けたほうが安全です。株主総会議事録には固有の記載事項があります。それぞれの要件を確認し、必要に応じて別テンプレートを用意してください。詳しくは関連記事もご覧ください。